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Policies in der Praxis

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Policy zum Umgang mit Forschungsdaten an der Universität Freiburg

I. Präambel

Die Universität Freiburg erkennt die grundlegende Bedeutung von Forschungsdaten, ihres Entstehungs- und Verarbeitungskontextes sowie ihrer? Dokumentation und Veröffentlichung für den Erhalt qualitativ hochwertiger Forschung und wissenschaftlicher Integrität an. Die Universität Freiburg ist bestrebt, höchstmöglichen Ansprüchen zu genügen. Sie erkennt weiterhin an, dass korrekte, leicht auffindbare und zugängliche Forschungsdaten wesentliche Grundlage eines jeden datengestützten Forschungsprojektes sind. Sie sind notwendig für die Nachvollziehbarkeit, Validierbarkeit und Reproduzierbarkeit von Forschungsprozessen und -ergebnissen. Forschungsdaten haben somit einen langfristigen Nutzen für die Wissenschaft und das Potenzial für eine umfassende Nachnutzung und Verbreitung in der Gesellschaft. Die vorliegende Policy soll Wissenschaftler*innen Orientierung im Umgang mit Forschungsdaten geben und in Verbindung mit der Open-Science-Policy (1) dazu beitragen, den Gedanken von „Open Science“ und „Open Data“ zu verbreiten und zu leben, um somit einen Beitrag zu einem zukunftsfähigen Forschungsumfeld zu leisten (2).

Was ist eine Policy?

Eine Policy ist eine offizielle Leitlinie oder Richtlinie. Sie legt verbindliche Regeln und Erwartungen fest, nach denen sich alle Beteiligten richten sollen.

Auf einen Blick

  • Eine Policy ist KEINE Empfehlung, sondern eine verbindliche Richtlinie.
  • Sie wurde vom Rektorat der Uni Freiburg am 21.09.2022 beschlossen und im Januar 2026 aktualisiert.
  • Sie gilt als Erweiterung der Grundsätze guter wissenschaftlicher Praxis.

Wozu dient diese Policy?

Die Policy soll sicherstellen, dass Forschungsdaten an der Universität Freiburg verantwortungsvoll, transparent und nachhaltig behandelt werden.

Sie verfolgt vier Hauptziele:

  1. Forschungsdaten Qualität sichern: Ergebnisse sollen nachvollziehbar, überprüfbar und wiederholbar sein.
  2. Open Science & Open Data Offenheit fordern: Forschungsdaten sollen offen zugängig und nachnutzbar sein.
  3. Daten für die Zukunft Langfristige Nutzung: Daten behalten langfristigen Nutzen für Wissenschaft und Gesellschaft.
  4. Klarheit über Rechte und Pflichten Rechtssicherheit schaffen: Klare Regeln für Speicherung, Veröffentlichung und Löschung von Daten.

Geltungsbereich

Diese Policy richtet sich an alle Mitglieder und Angehörigen der Universität Freiburg, die mit Forschungsdaten umgehen, sowohl als eigenständige Forschende als auch in ihrer Funktion als Lehrende und Verantwortliche für die Betreuung von Wissenschaftler*innen in der frühen Karrierephase. Die Policy wurde am 21.09.2022 vom Rektorat verabschiedet und am 21.01.2026 aktualisiert. Auch im Falle von Drittmittelprojekten sollte diese Policy berücksichtigt werden. Spezifische Vereinbarungen mit Drittmittelgebern in Bezug auf das Datenmanagement haben Vorrang vor dieser Policy.”

Für wen gilt diese Policy?

Die Policy gilt für alle Mitglieder und Angehörige, die an der Universität Freiburg forschen oder forschen lassen.

Diese Policy betrifft Sie, wenn Sie unter anderem …
Professor:in an der Uni Freiburg sind
Als wissenschaftliche Mitarbeiter:in forschen
Als wissenschaftliche/r Hilfsangestellte/r an der Forschung beteiligt sind
Eine Abschlussarbeit oder Dissertation verfassen, in der Forschungsdaten in die Arbeit eingehen
Als Lehrende Forschungsarbeiten von Studierenden betreuen
Nachwuchswissenschaftler:innen in Ihrer Forschungsgruppe anleiten
An Drittmittelprojekten (z.B. DFG, EU) beteiligt sind
Als Gastwissenschaftler:in an der Universität Freiburg forschen
  • Wenn Ihr Drittmittelgeber eigene Regeln hat: deren Vorgaben gehen vor – aber die UFR Policy gilt ergänzend.
  • Sie sind unsicher, ob Sie betroffen sind? Im Zweifel: Ja. Wenden Sie sich an die Central Data Facility (CDF).

Umgang mit Forschungsdaten

Als Forschungsdaten werden alle Daten bezeichnet, die während des Forschungsprozesses entstehen oder sein Ergebnis sind. Sie werden abhängig von der Forschungsfrage und unter Anwendung verschiedener Methoden erzeugt bzw. gesammelt, bearbeitet, analysiert und schließlich publiziert und/oder archiviert. Demzufolge treten die Forschungsdaten in jeder Wissenschaftsdisziplin in unterschiedlichen Medientypen, Aggregationsstufen und Formaten auf.

Zu Forschungsdaten zählen u.a. Messdaten, Laborwerte, audiovisuelle Informationen, Texte, Surveydaten, Objekte aus Sammlungen oder Proben, die in der wissenschaftlichen Arbeit entstehen, entwickelt oder ausgewertet werden. Methodische Testverfahren, wie Fragebögen, Software und Simulationen können ebenfalls zentrale Ergebnisse wissenschaftlicher Forschung darstellen und sollten daher ebenfalls unter den Begriff Forschungsdaten gefasst werden.”

Für die Bereitstellung und Nachnutzung von Forschungsdaten ist es notwendig, deren Entstehungskontext und die benutzten Werkzeuge zu dokumentieren. Im Umgang mit Forschungsdaten ist der den gesamten Lebenszyklus umfassende Prozess zu berücksichtigen, bei dem sie erhoben oder nachgenutzt, verarbeitet, analysiert, aufbereitet, archiviert und gegebenenfalls publiziert werden.

Den gesamten Datenlebenszyklus beachten

Forschungsdaten entstehen, werden verarbeitet, gespeichert und eventuell veröffentlicht. Es sollte sich frühzeitig überlegt und dokumentiert werden wie mit Forschungsdaten im Laufe des Projektes umgegangen werden soll, nicht erst wenn es zur Speicherung kommen soll. Die Datenspeicherung selbst sollte allerdings schon bei der Projektplanung mit bedacht werden, genauso wie die Sicherstellung der Nachnutzung der Daten nach Projektende. Der Lebenszyklus von Forschungsdaten kann dafür hilfreich sein, genauso wie der Toolkatalog mit Diensten, die zur Bearbeitung dafür herangezogen werden können.

Die FAIR-Prinzipien (Findable, Accessible, Interoperable, Reusable) sind frühzeitig in diesem Prozess aufzugreifen, sofern keine rechtlichen oder ethischen Gründe dagegen stehen und sie technisch umsetzbar sind (3). Es ist von besonderer Bedeutung, die Integrität und den Kontext von Forschungsdaten zu bewahren. Forschungsdaten müssen auf eine korrekte, vollständige, unverfälschte und verlässliche Art und Weise gespeichert werden und langfristig nachnutzbar sein.

FAIR-Prinzipien einhalten

FAIR steht für vier Eigenschaften, die Forschungsdaten haben sollen:

Buchstabe Begriff Bedeutung fur Sie
F Findable (Auffindbar) Daten müssen mit klaren Beschreibungen (Metadaten) versehen sein, damit andere sie finden können.
A Accessible (Zugänglich) Daten sollen offen zuganglich sein – oder es muss klar beschrieben sein, warum nicht.
I Interoperable Daten sollen in Formaten gespeichert sein, die von verschiedenen Programmen gelesen werden können.
R Reusable (Nachnutzbar) Daten müssen mit einer Lizenz versehen werden, damit andere sie weiterverwenden dürfen.
  • Erläuterungen zu Metadaten: TODO
  • Erläuterungen zu Lizenzen: CDF Guide

In Übereinstimmung mit den Rechten am geistigen Eigentum und unter der Voraussetzung, dass keine Rechte Dritter, gesetzliche Bestimmungen oder andere Schutzrechte dies verbieten, sind Forschungsdaten mit einer freien Lizenz zur Nachnutzung zu versehen und offen verfügbar zu machen (4).

Offene Lizenzen vergeben

  • Forschungsdaten sollen wenn möglich mit offenen Lizenzen veröffentlicht werden (z.B. Creative Commons)
  • So können andere Forschende die Daten legal weiterverwenden
  • Ausnahmen: Wenn Rechte Dritter, Datenschutz oder Vertraulichkeit dem entgegenstehen

Forschungsdaten sollen in einem geeigneten Repositorium oder Archivierungssystem abgelegt werden. Es wird empfohlen, primär fachlich oder methodisch geeignete Repositorien zu prüfen, sofern die in dieser Policy genannten Ansprüche an Open Access mindestens den Anforderungen der Dienste der Universität Freiburg entsprechen.

Es gibt eine Vielzahl an Repositorien in denen Daten gespeichert werden können (https://www.re3data.org). Die Nationale Forschungsdateninfrastruktur (NFDI) bietet fachspezifische Speichermöglichkeiten an. Der Kontakt dorthin kann von der Central Data Facility hergestellt werden. Die UFR bietet mit InvenioRDM FreiData eine Publikationsplattform für Forschungsdaten und andere digitale Objekte aus der Forschung. FreiData kann von allen Mitgliedern und Angehörigen der Universität mit einem Uni-Account genutzt werden.

Die Daten sollten neben mindestens deskriptiven Metadaten mit persistenten Identifikatoren versehen werden.

  • Informationen zu Metadaten: TODO
  • Informationen zu DOIs: TODO

Die Universität Freiburg empfiehlt insbesondere die Nutzung von ORCID IDs für Personen (5) und von DOIs (6) für Publikation von Datensets (ggfs. zusätzlich zu disziplinen- oder repository-spezifischen Identifikatoren und Metadaten).

ORCID ist der primäre Identifier aller Publizierenden der Universität Freiburg . Jedes UFR Mitglied muss eine ORCID registrieren. Mit einer registrierten ORCID gibt es die Möglichkeit Publikationen aus dem eigenen ORCID-Profil nach FreiDok plus zu importieren, Publikationen aus FreiDok plus zum eigenen ORCID-Profil zu exportieren und die eigene ORCID ID mit der Universität Freiburg zu verknüpfen.

Forschungsdaten, die zur Nachnutzung vorgesehen sind, sollen in zitierbarer Form zur Verfügung gestellt werden. Das beinhaltet die Sicherstellung des entsprechenden Kontextes, der die verwendete Forschungssoftware und Ablaufumgebungen umfassen kann. Diese Aufgabe kann an entsprechende Fachdienste ausgelagert sein. Es soll garantiert werden, dass Zitationsregeln beachtet werden und Auflagen bezüglich der Veröffentlichung und Verwendung eingehalten werden.

Die Herkunft wiederverwendeter Daten ist dadurch eindeutig nachvollziehbar und die entsprechende Quelle wird honoriert.

Publikationen und auch Forschungsdaten können zitierbar zur Verfügung gestellt werden. Neben den Daten selbst, sollten die Forschungssoftware (z.B. Webservice oder Tool mit Versionsnummer) und die Ablaufumgebung beschrieben werden. Eine Forschungssoftware bezeichnet Software, die im Kontext wissenschaftlicher Forschung entwickelt oder eingesetzt wird, um wissenschaftliche Fragestellungen zu bearbeiten. Sie kann dabei in verschiedene Phasen eingesetzt werden, z.B.: zur Datenanalyse, Simulationen, zur Visualisierung von Ergebnissen, Workflow-Automatisierung, Reproduzierbarkeit von Experimenten. Beispiele dafür sind R, Python, MATLAB, Bildanalyse-Software für Mikroskopie, Statistikprogramme. Eine Ablaufumgebung ist die Kombination aus Software, Systemressourcen und Konfigurationen, die benötigt wird, um ein Programm auszuführen. Dazu gehören z. B. Betriebssystem, Bibliotheken, Laufzeitumgebungen, Speicher und Prozessorressourcen. Beispiele dafür sind Windows, Linux, MacOS, Java, Docker, Galaxy.

Durch die Vergabe einer DOI auch zu Daten, können so Personen, die die Daten erhoben und ausgewertet werden mit genannt und zitiert werden. Das muss nicht zwingend die selbe Person sein, die auch die Publikation veröffentlicht (z.B. bei der Nachnutzung von vorhandenen Daten). Fachdienste sind spezialisierte Dienste oder Plattformen einer wissenschaftlichen Disziplin, die Forschende bei der Aufbereitung, Veröffentlichung, Archivierung und Nachnutzung von Forschungsdaten unterstützen, z.B. Anbieter von Repositorien (Geo etc), NFDI, Zenodo, Galaxy.

Forschungsdaten und -unterlagen sind so lange aufzubewahren und zugänglich zu halten, wie es gemäß interner Richtlinien, Fachrichtlinien oder den Auflagen der Forschungsförderer im Rahmen der anwendbaren gesetzlichen und vertraglichen Bestimmungen (z. B. EU-Auflagen bezüglich der Sammlung persönlicher Daten) erforderlich ist. Die Mindestaufbewahrungszeit für Forschungsdaten und -unterlagen beträgt zehn Jahre nach der Veröffentlichung der Daten oder der Veröffentlichung der betreffenden Arbeit bzw. nach Projektabschluss.

An den Fakultäten und wissenschaftlichen Einrichtungen der Universität Freiburg gibt es FDM-Beauftragte, die zu Datenaufbewahrung informieren, wenn es um ein Projektabschluss bzw. Ausscheiden einer Professur/PI geht. Forschende sind angehalten sich bereits zur Beantragung von Projekten darüber zu informieren welche Möglichkeiten die UFR bieten, Projektdaten über diesen Zeitraum aufzubewahren. Gelder dafür sollten im Antrag mit bedacht werden. Die Central Data Facility berät ebenso zu allen Aspekten dieses Schrittes im Forschungsdatenmanagements.

Wenn Forschungsdaten und zugehörige Unterlagen nach Ablauf der Speicherfrist oder aus rechtlichen bzw. ethischen Gründen gelöscht oder vernichtet werden sollen, so darf dies nur unter Berücksichtigung jeglicher rechtlicher oder ethischer Gesichtspunkte geschehen. Die Löschung muss nachvollziehbar sein und dokumentiert werden. Bei der Entscheidung über Erhalt oder Löschung der Daten müssen die Interessen und vertraglich festgelegten Bestimmungen von Drittmittelgebern und sonstigen Beteiligten, insbesondere von Mitwirkenden und Kollaborationspartnern, berücksichtigt werden. Dabei müssen Aspekte der Sicherheit und Vertraulichkeit bedacht werden.

Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist ist das UniArchiv mit einzubeziehen, wenn es z.B. um die Löschung der Daten geht.

Verantwortlichkeiten

Die Verantwortung für das Forschungsdatenmanagement während und nach der Laufzeit von Forschungsvorhaben und -projekten liegt bei der Universität Freiburg und ihren Forschenden und soll mit den Empfehlungen für die Sicherung der guten wissenschaftlichen Praxis übereinstimmen (7). Die Umsetzung dieser Empfehlungen ist in der „Ordnung der Albert-Ludwigs-Universität zu Sicherung der Redlichkeit in der Wissenschaft“ geregelt (8).

Veranwortlichkeiten bedeuten, dass sich die entsprechenden Personenkreise zwingend um die u.g. Punkte kümmern müssen.

Verantwortlichkeiten der Forschenden

  • Forschende sammeln, dokumentieren, speichern und archivieren Forschungsdaten und die damit verbundene Dokumentation, so dass ein Zugang bzw. eine ordnungsgemäße Löschung möglich ist. Dies beinhaltet auch die Vereinbarung von Abläufen und Verantwortlichkeiten in gemeinsamen Forschungsprojekten. Derartige Informationen sollen Bestandteil eines Datenmanagementplans (DMP) sein, der die Sammlung, Verwaltung, Aufbewahrung, Nutzung und Veröffentlichung der verwendeten Daten dokumentiert und die Voraussetzungen für Integrität und Vertraulichkeit der Daten beschreibt. Forschende sollen für jedes Forschungsvorhaben einen DMP erstellen und während der Durchführung des Projekts fortschreiben und aktuell halten. Sie dokumentieren ggf. die Verfügbarkeit von Forschungsdaten in Darstellungen ihrer Projekte, z. B. in einem Forschungsinformationssystem oder anderen öffentlich zugänglichen Projektbeschreibungen.
  • Forschende gehen mit Forschungsdaten so um, dass die Grundsätze und Anforderungen dieser Leitlinie erfüllt werden. Sie stellen bereits bei der Projektplanung sicher, ob Open-Source-Software eine gleichwertige Alternative zu Programmen darstellen kann, deren Quellcode nicht offengelegt ist. Insbesondere wird zur Nutzung von Software geraten, die unter freien Lizenzen verfügbar ist.
  • Forschende planen, soweit möglich, die weitere Nutzung der Daten insbesondere nach Projektab- schluss. Dies umfasst sowohl die Festlegung von Nutzungs- und Verwertungsrechten nach Projektende, einschließlich der Zuweisung entsprechender Lizenzen, als auch die Regelung von Datenspeicherung und -archivierung im Fall eines Ausscheidens aus der Universität Freiburg.
  • Forschende erfüllen alle relevanten organisatorischen, regulatorischen, institutionellen und sonstigen vertraglichen und gesetzlichen Bestimmungen sowohl in Bezug auf Forschungsdaten als auch auf die Verwaltung zugehöriger Forschungsunterlagen (zum Beispiel bei Kontext- oder Herkunftsangaben) und treten dafür ein.
  • Forschende begreifen den Umgang mit Forschungsdaten als festen Bestandteil wissenschaftlicher Ausbildung. Sie berücksichtigen den Umgang mit Forschungsdaten in ihrer Lehre.

Der Umgang mit Forschungsdaten während eines Projekts lässt sich in einem Datenmanagementplan (DMP) strukturiert beschreiben. Einige Fördermittelgeber fordern einen DMP verpflichtend ein. Informationen und Beratung dazu bietet die Central Data Facility an.

Open Source Software sollte kommerzieller Software vorgezogen werden. Zu beliebten Diensten gibt es viele europäische Alternativen. Informationen zu Software für das FDM steht im CDF Tool-Katalog zur Verfügung. Die Central Data Facility kann weitere Empfehlungen zu Software geben.

  • Informationen zu Datenmanagementplan (DMP): CDF Guide

Verantwortlichkeiten der Universität Freiburg

  • Die Universität Freiburg unterstützt ihre Organisationseinheiten, stellt angemessene Mittel und Ressourcen für Forschungsförderung, Dienstleistungen, den Betrieb von Organisationseinheiten, Infrastrukturen und Mitarbeiterqualifizierung bereit. Sie beauftragt die Central Data Facility (9) mit der Koordination des institutionellen Forschungsdatenmanagements. Sie beteiligt sich hierzu am übergreifenden Austausch mit anderen Einrichtungen, den Forschungsförderern und ist Mitglied in der Nationalen Forschungsdateninfrastruktur (10).
  • Die Universität Freiburg fördert die Einhaltung der Empfehlungen zur guten wissenschaftlichen Praxis. Dazu stellt sie Vorlagen für DMPs bereit, betreibt Monitoring und bietet Qualifizierungsmaßnahmen sowie Unterstützung und Beratung an. Dies geschieht in Übereinstimmung mit aktuellen Richtlinien, Verträgen mit Drittmittelgebern, internen Satzungen, Verhaltenskodizes und weiteren relevanten Leitfäden.
  • Die Universität Freiburg entwickelt Mechanismen und stellt Dienste bereit, um Forschungsdaten zu speichern, sicher aufzubewahren und zu publizieren, damit der Zugang zu den Forschungsdaten während und nach Abschluss von Forschungsprojekten gewährleistet werden kann.
  • Die Universität Freiburg stellt den Zugang zu den oben beschriebenen Diensten und Infrastrukturen bereit, so dass die Forschenden die Auflagen von Drittmittelgebern und weiteren Rechtsträgern ein- halten können und ihre in dieser Policy beschriebenen Verantwortlichkeiten wahrnehmen können.

Die Central Data Facility berät zu allen Aspekten, die in der FDM Policy erwähnt werden. Sie arbeitet dafür eng mit den anderen Serviceprovidern an der UFR zusammen.

Gültigkeit

Diese Policy tritt mit dem Beschluss vom 21.09.2022 des Rektorates der Universität Freiburg in Kraft und wurde am 21.01.2026 aktualisiert. Es wird alle drei Jahre zum Ende eines Jahres überprüft, ob eine Aktualisierung stattfinden muss.

Referenzen/Anhang

  1. Open-Science-Policy der Universität Freiburg. (2024). DOI: 10.6094/UNIFR/245816
  2. Hiemenz, B., & Kuberek, M. (2019). Strategischer Leitfaden zur Etablierung einer institutionellen Forschungsdaten-Policy. DOI: 10.14279/DEPOSITONCE-8412
  3. Wilkinson, M. D., Dumontier, M., Aalbersberg, Ij. J., Appleton, G., Axton, M., Baak, A., Blomberg, N., Boiten, J.-W., da Silva Santos, L. B., Bourne, P. E., Bouwman, J., Brookes, A. J., Clark, T., Crosas, M., Dillo, I., Dumon, O., Edmunds, S., Evelo, C. T., Finkers, R., … Mons, B. (2016). The FAIR Guiding Principles for scientific data management and stewardship. Scientific Data, 3(1), 160018. DOI: 10.1038/sdata.2016.18
  4. Open Source Initiative (OSI): opensource.org/licenses
  5. Persistenter Identifikator zur eindeutigen Bezugnahme auf Wissenschaftler*innen: orcid.org
  6. Persistenter Identifikator zur eindeutigen Bezugnahme auf digitale Objekte aller Art: doi.org
  7. Deutsche Forschungsgemeinschaft. (2021, Dezember 7). Gute wissenschaftliche Praxis
  8. Ordnung der Albert-Ludwigs-Universität zu Sicherung der Redlichkeit in der Wissenschaft : Jahrgang 32
  9. Central Data Facility: unifreiburg.de/cdf
  10. NFDI | Nationale Forschungsdateninfrastruktur e. V. : nfdi.de